Журнал трудовых договоров относится к документам, в которых описана информация о взаимоотношениях компании с сотрудниками, изменениях условий работы и т.д. Функция данного документа более информационная. Журнал позволяет оценить укомплектованность персоналом, необходимость в наборе новых кадров, общее количество сотрудников. Кроме этого, документ часто используют проверяющие органы.
Если вы представитель b2b сегмента, сотрудник или руководитель фирмы, тогда данная статья будет полезной для ознакомления.
Нужен ли журнал на практике?
Часто возникает вопрос относительно обязательности ведения подобного документа. Действительно, законодательство не предусматривает никаких норм, которые бы обязали работодателя вести журнал трудовых договоров. Но его использование – это стандартная практика, которая показала свою эффективность в кадровом деле. Однако со стороны закона, трудовой журнал не является обязательным документом.
В чем же заключается особенность данного документа? Журнал трудовых договоров – это удобный инструмент, при помощи которого кадровики могут быстро уточнить нужную им (работодателю) информацию. Представьте себе крупное предприятие, на котором сотни людей персонала. Именно при помощи журнала можно подготовить сводку по кадровым вопросам, имея на руках готовую статистику.
Как и другие документы по кадрам, для оформления и ведения журналов можно использовать системы кадрового электронного документооборота. Оптимальным вариантом станет выбор КЭДО «Добыто. Документы».
Требования по отношению к журналу трудовых договоров
Унифицированной формы по отношению к журналу трудовых договоров нет. Закон не оговаривает единого, строго его стандарта. Ведение данных документов, их форма и структура – эти моменты выносятся на усмотрение руководства. Именно они утверждают данные пункты, прописывая их во внутреннем нормативном акте. Как правило – в приказе.
Кроме этого, закон не оговаривает обязательного скрепления журнала трудовых договоров печатью, прошивания документа и т.д. Причина все та же – с точки зрения законодательства, этот документ не является обязательным для предприятия.
Комментарий эксперта: со стороны может показаться, что закон вообще игнорирует такое понятие, как журнал трудовых договоров, перекладывая обязанности на руководителей, кадровый отдел. Это не совсем так. Существуют общие нормы (требования) по делопроизводству, которые закреплены ГОСТ и стандартами Росархива. Согласно им, любой документ, состоящий из более чем 3-х листов, должен был пронумерован, сшит и заверен. Это необходимо для дальнейшей сохранности документа в условиях его нахождения в архиве, а также предотвращения несанкционированного искажения информации в нем (потеря листов, их замена и т.д.).
В современных условиях руководители могут приобрести готовый журнал трудовых договоров. Кроме этого есть возможность скачивания готового образца, который заполняется в электронном формате и распечатывается по мере необходимости. Титульная страница должна включать следующую информацию:
- название предприятия – полностью;
- название документа;
- даты – начала заполнения журнала, его закрытие (последняя запись);
- информация о сотрудниках, ответственных за заполнение, сохранность журнала.
Внутренняя структура журнала также имеет свои особенности.
Лица, ответственные за ведения журнала трудовых договоров
Здесь все зависит от масштабов предприятия, на котором составляется данный документ. Большие компании, как правило, имеют кадровый отдел. Соответственно, эти специалисты и ведут журнал. Если по каким-либо причинам кадровый отдел отсутствует (не предусмотрен), руководитель может назначить ответственным того сотрудника, который чаще сталкивается с вопросами кадрового учета. Пример: бухгалтер, секретарь.
Подписывая приказ о ведении журнала, руководство определяет ответственного. Данный сотрудник в дальнейшем будет отвечать за заполнение, регистрацию договоров и внесение всей информации в документ. Некоторые предприятия делегируют такие обязанности юридическому отделу (при его наличии в компании), однако, как показала практика, наиболее часто журналом занята именно кадровая служба.
Какие особенности наличия журнала трудовых договоров на предприятиях?
В первую очередь – удобство. Журнал трудовых договоров является инструментом кадровой статистики. Да, документ недостаточно стандартизирован на уровне закона. Однако это и не особо нужно – задача журнала сводится к оптимизации кадрового дела. В одном месте собраны все данные о заключенных трудовых договорах с каждым сотрудником. Еще проще вести учет документов кадрам с использованием системы КЭДО «Добыто. Документы».
Что это дает на практике:
- Удобная систематизация всех договоров. В журнале собраны все сведения о заключенных контрактах, что позволяет руководству или другим специалистам быстро найти нужную информацию.
- Контроль актуальных трудовых договоров с персоналом предприятия. Это необходимо для того, чтобы вовремя продолжить (или расторгнуть) контракт, не нарушая при этом закон.
- Удобный вариант отчетности перед контролирующими органами. Кадровый отдел может быстро предоставить все необходимые сведения по запросу соответствующих органов. Кроме этого, журнал доступен для самого руководства и сотрудников.
Важно: не редки случаи спорных ситуаций между руководством и сотрудниками. Например – разбирательства с Трудовой инспекцией. Здесь и проявляется плюс журнала трудовых договоров. Информация из него быстро предоставляется, само наличие журнала уже свидетельствует о грамотной кадровой политике. Это важно.
Формат документа
Журнал трудовых договоров не имеет строгой формы, как и остальные первичные учетные документы. Подобная документация может составляться в свободном виде, утвержденном внутренними распоряжениями руководства предприятия.
Важно: первичные учетные документы составляются в формате, утвержденным самим руководством.
Существует ряд рекомендаций и готовых образцов заполнения журналов. Они разработаны на основе общепринятой практики ведения учета. Если же в документе недостаточно информации для конкретного предприятия, руководство может спокойно добавить недостающие категории. Это полностью отвечает закону.
Журнал учета трудовых договоров имеет стандартную структуру:
- обложка с информацией об объекте, которому предназначен данный журнал;
- внутренние листы;
- собственно, сама информация о трудовых контрактах.
Формат документа – книжный или альбомный. Строгих критериев также нет, выбор зависит от предпочтений руководства, ответственного персонала. Как правило, форма «книги» или «альбома» зависит от конфигурации внутренних таблиц: количества столбцов, объем информации и т.д.
Обложка обычно включает следующую информацию:
- название предприятия (фирмы, компании и т.д.), к которому относится журнал;
- название самого документа – в данном случае, журнал трудовых договоров;
- дата начала заполнения;
- дата закрытия журнала (последняя запись);
- ФИО лица, ответственного за заполнение и сохранность документа.
Внутренняя структура, как правило, имеет форму таблицы. Количество столбцов определяет ответственное лицо, исходя из планируемого объема информации в книге. Однако базовыми являются следующие пункты:
- порядковый номер;
- ФИО сотрудника, к которому относится трудовой договор;
- должность;
- дата заключения трудового контракта;
- личный номер контракта;
- информация о том, что сотруднику была выдана копия трудового договора;
- персональная подпись сотрудника.
На практике большинство специалистов отводят последний столбик под раздел «Примечания». Сюда можно внести дополнительную информацию, относящуюся к данному человеку.
Базовые правила ведения журнала – что нужно знать
Несмотря на то, что закон позволяет самостоятельно выбрать форму и содержание подобного документа, это не означает, что журнал может заполняться без следования строгой структуре и правилам. Существуют базовые правила ведения подобных книг.
К ним относятся:
- обязательная нумерация – каждая страница должна иметь порядковый номер, соответственно дальнейшее добавление новых листов недопустимо;
- записи в журнал учета трудовых договоров вносятся вручную, для этого используются синие, черные чернила;
- правки, корректировки записей и прочие манипуляции при помощи разных средств (корректоры, лезвия и т.д.) не применимы.
Конечно, случаются непреднамеренные ошибки, опечатки при ведении документации. В таких случаях ответственному лицу достаточно сделать пометку (для этого и используется столбец «Примечания») или внести правки согласно установленным правилам.
Порядок действий в случае необходимости внесения правок
Любой реестр рекомендуется вести с соблюдением всех правил. Аккуратность, грамотность и соответствие записываемой информации – важные условия. Однако на практике, ведение журнала со 100% правильностью невозможно. Ни одно ответственное лицо не застраховано от случайной ошибки, это человеческий фактор.
Важно: перечеркивания, затирание и любые аналогичные варианты правок не допустимы даже в первичной учетной документации.
Если имеет место грубая ошибка в записях, решением может быть оформление нового журнала учета трудовых договоров. Для этого руководство издает приказ, на основе которого разрешается завести новую книгу.
Внесение дополнительных сведений, исправления возможны в трех ситуациях:
- сотрудник предприятия отстранен от занимаемой им ранее должности;
- работник получил распоряжение на переход в другой отдел, на другую должность;
- имеет место изменения в условиях труда.
Всегда важно полностью, правильно заполнять ячейки, относящиеся к персональной информации сотрудников. Дело в том, что даже небольшая ошибка в фамилии, имени и других реквизитах может привести к ситуации, когда данные можно признать недействительными. Да, информацию можно уточнить, сверить и правильно внести правки. Однако это не означает, что журнал можно вести как-нибудь.
Термин хранения журнала в архиве. Плата за регистрацию трудового контракта
Согласно Приказу Росархива № 236 установлены новые сроки и перечень документации, подлежащей обязательному хранению. В этот список включен и журнал учета трудовых контрактов. Начиная с 2019 года, срок хранения данной документации не изменялся и составляет:
- 75 лет – в случае, если документ оформлен до 01.01.2003;
- 50 лет – для остальных случаев после 2003 года.
Согласно статье 303 Трудового Кодекса, трудовые отношения между предприятиями и сотрудниками требуют оформления договора.
Бумажный или электронный журнал учета – что лучше?
С развитием технологий большое количество документов стало доступным в цифровом виде. Однако специалисты продолжают и далее использовать бумажный вариант. У этого метода есть свои несомненные плюсы:
- привычность ведения документации вручную;
- простота – нет необходимости учиться работать с программными комплексами и т.д., что может представлять трудности для сотрудников, всегда использовавших ручное делопроизводство;
- несложный метод хранения документации;
- удобный вариант для предоставления подписей сотрудникам, руководству.
Однако бумажный журнал – это физический носитель, который необходимо подшивать, заполнять, нумеровать и нести ответственность за его сохранность (что на практике не так уж и просто). Учитывая даже минимальные требования к таким носителям, ответственное лицо должно иметь навыки работы с подобным вариантом документации. Только так можно гарантировать сохранность и правильность заполнения книги в установленном руководством предприятия формате.
Электронные журналы – другое дело. Здесь количество плюсов явно превосходит минусы.
Очевидные преимущества:
- быстрый поиск информации – в плане оперативности и удобства нахождения нужных данных электронный носитель не имеет равных;
- простота в плане заполнения (учитывая наличие готовых образцов журналов);
- возможность быстрого копирования информации без необходимости ее ручного ввода;
- при необходимости – обеспечение конфиденциальности электронного документа;
- быстрый обмен, пересылка электронного журнала или его отдельных частей, что очень удобно в плане отчетности.
Справедливости ради стоит отметить и негативную сторону электронного документоведения. Самая основная – недостаточная подготовка специалистов для работы с цифровой документацией. В случае, когда компания приняла решения оперативно перейти на электронный формат журнал, при этом ответственные лица не имеют должной компетенции, без сложностей не обойтись. Например, среда Excel, в которой часто ведут подобные документы, элементарно окажется темным лесом для сотрудников, занимающихся ручным делопроизводством.
Чтобы соблюсти все правила оформления журнала трудовых договоров, рекомендуем перейти на систему КЭДО «Добыто. Документы».
Чтобы руководству выбрать правильный формат журнала, вначале необходимо четко обозначить цели его ведения. Например:
- Если журнал учета трудовых контрактов используется только в информационных целях (наблюдения за сроками договоров, мониторинг кадров на предприятии и т.д.), вполне рационально использовать электронный формат. В цифровом журнале достаточно просто и быстро искать данные, что существенно упрощает работу ответственному лицу. Более того, цифровую версию книги регистрации договоров более удобно заполнять и при необходимости – редактировать. Однако не стоит забывать, что человек должен быть готов к работе в программной среде.
- Для использования журнала в целях доказательства, аргументации в спорных ситуациях, судебных моментах, лучше использовать бумажную его версию. В таком случае необходимо заполнять документ с учетом описанных норм делопроизводства: прошивка страниц, нумерация, подписи и т.д.
Заключение
Руководство имеет полное право лично устанавливать формат, в котором будет оформлен журнал трудовых договоров. Закон здесь не препятствует и не оговаривает конкретных моментов. На первом плане назначение документа, удобство ответственного лица и потенциальные будущие варианты использования журнала. Однако юридически правильным будет момент «закрепления» формата документа в локальном акте любого предприятия. Данный момент оговорен в статье 8 Трудового Кодекса.